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Codice di condotta

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Codice di condotta

1. Introduzione

1.1 Finalità

DONAU è sinonimo di valori fondanti quali integrità, consapevolezza della propria responsabilità, trasparenza, qualità, accuratezza, sicurezza, lealtà e versatilità, a cui è ispirato l’agire di tutti i dipendenti e collaboratori (e d’ora in poi genericamente collaboratori) nello svolgimento delle attività quotidiane. Tali valori di base rappresentano il fondamento della fiducia che clienti, partner commerciali, proprietà e collaboratori ripongono in DONAU. La reputazione di DONAU è improntata al comportamento dei membri del Consiglio di Gestione, dei quadri dirigenti e di ogni singolo collaboratore. È quindi necessario l’impegno di tutti per mantenere e consolidare il buon nome di DONAU.
L’obiettivo fondamentale è garantire che detti valori fondanti si rispecchino integralmente nella prassi quotidiana di DONAU e nelle relazioni con clienti, partner commerciali, proprietà così come nei confronti della collettività nel suo insieme.
Il codice di condotta di DONAU prevede regole di comportamento vincolanti sulla base di tali valori e rappresenta per tutti i dipendenti un filo conduttore dell’agire quotidiano. Oltre ad esso, per singole Aree possono vigere direttive e regolamenti speciali ulteriori (linee guida, memorandum, ecc.). Questa documentazione ha validità illimitata e integra il presente codice, senza peraltro inficiarne la funzione aggiuntiva di conservazione dei valori.

1.2. Campo d’applicazione

Il presente codice di condotta si applica a tutti i collaboratori di DONAU, a tutti i livelli e in tutte le funzioni, a prescindere dalla posizione del singolo all’interno dell’azienda. Anche i collaboratori delle società del Gruppo VIG, che svolgono mansioni per DONAU o operano in sue filiali, sono tenuti al rispetto del presente codice.
Anche i terzi, vale a dire soggetti che operano in nome di DONAU (agenti, fornitori, consulenti, ecc.) sono tenuti a improntare il proprio agire ai fondamenti del codice di condotta.

1.3. Responsabilità dei collaboratori

Ciascun collaboratore è responsabile in prima persona della conoscenza e osservanza del codice di condotta così come di tutte le altre norme di comportamento, al pari di altri regolamenti interni inerenti l’operatività, ed è parimenti tenuto a prendere parte a formazioni obbligatorie, quali programmi di inserimento o di aggiornamento.

2. Fondamenti generali

2.1. Osservanza di leggi, di regolamenti e disposizioni interne (“Compliance”)

Una delle regole di base più importanti del nostro comportamento riguarda l’agire in ottemperanza a norme di legge e regolamenti vigenti degli ordinamenti giuridici applicabili alla nostra operatività. Noi tutti abbiamo l’obbligo di attenerci a leggi, regolamenti e previsioni interne. Allo stesso modo dobbiamo prescindere da qualsiasi attività palesemente diretta all’aggiramento di tali disposizioni o che semplicemente desti una semplice parvenza in tal senso.
Eventuali violazioni delle previsioni di legge o di regolamenti così come del presente codice e di altre normative interne possono arrecare gravi danni a DONAU e comprometterne la reputazione in modo duraturo. In caso di comportamento scorretto, anche il singolo collaboratore può essere soggetto a conseguenze penali (sanzioni pecuniarie o restrizione della libertà), a richieste di risarcimento di danni così come conseguenze disciplinari.

2.2. Tutela dei diritti umani e libertà fondamentali

Nell’ambito del nostro agire aziendale noi supportiamo e rispettiamo la tutela dei diritti umani internazionali e delle libertà fondamentali e respingiamo il lavoro forzato e minorile. Noi rispettiamo cultura e tradizioni dei diversi Paesi e mercati in cui operiamo.

2.3. Divieto di discriminazione e parità di trattamento

Noi ripudiamo qualsiasi discriminazione o disparità di trattamento diretta o indiretta di colleghi o clienti e partner commerciali sulla base del loro genere, fede, religione o visione del mondo, provenienza etnica, nazionalità, orientamento sessuale, età o condizione anagrafica, colore della pelle o invalidità. Una differenziazione giustificata tecnicamente e ammissibile giuridicamente (ad esempio una tariffazione in base a determinate caratteristiche di rischio) non costituisce disparità di trattamento. Anche nelle decisioni in materia di risorse umane, (ad esempio in caso di assunzione, condizioni d’impiego, emolumento, formazione e aggiornamento), ci orientiamo ai meriti e alle prestazioni individuali.
Modalità di comportamento quali mobbing (aggressione psichica di colleghi contro colleghi), bossing (aggressione psichica di un superiore nei confronti di una persona nella stessa azienda), stalking (la persecuzione intenzionale e reiterata o la molestia di una persona), così come altri attacchi fisici, verbali e non verbali, ingiurie o molestie sessuali, presso DONAU non sono tollerati. Noi tendiamo sempre ad una collaborazione positiva e rispettosa dei valori e tuteliamo la dignità personale, la sfera privata e i diritti della persona di ciascuno.

2.4. Tutela della salute e sicurezza sul lavoro

Noi ci impegniamo per un ambiente di lavoro sano e sicuro e condizioni di lavoro leali per i nostri collaboratori. Allo stesso modo evitiamo modalità di lavoro che compromettano la salute e la sicurezza nostre e degli altri.

2.5. Tutela dei valori aziendali

Noi ci assumiamo l’onere di maneggiare con cura i valori patrimoniali materiali e immateriali. Ciò significa che noi proteggiamo il patrimonio di DONAU, le attrezzature aziendali, la documentazione commerciale, i mezzi di lavoro, così come la proprietà intellettuale, da danni e abusi, utilizzandoli solo per scopi ammissibili. Utilizzare a fini privati i valori aziendali è consentito solo in conformità delle direttive interne o previa autorizzazione speciale.

2.6. Tutela dell’ambiente

L’impatto consapevole sull’ambiente è il fondamento del nostro agire oltre che parte integrante e vissuta della nostra cultura aziendale. Noi ci riconosciamo nella tutela dell’ambiente e in un’economia sostenibile, attenendoci alle previsioni ambientali di legge e alle norme aziendali vigenti nei casi di fattispecie. Ne consegue che nelle nostre decisioni e nel nostro agire teniamo conto degli effetti sull’ambiente e che ottemperiamo alle nostre incombenze nel rispetto della sostenibilità.

3. Prevenzione di corruzione e concussione

Noi giudichiamo negativamente e contrastiamo ogni forma di corruzione e concussione.

3.1. Prevenzione di conflitti d’interessi

Nel nostro operare ci facciamo guidare esclusivamente dagli interessi di DONAU e non combiniamo i nostri interessi aziendali e privati a discapito di quelli di DONAU. Eventuali conflitti d’interessi, vale a dire situazioni in cui le circostanze personali potrebbero esserci d’ostacolo nel conseguire il massimo beneficio per DONAU, devono essere identificate quanto prima possibile, prevenendole ovvero gestendole con lealtà e professionalità. Ciò presuppone in particolare lo svelamento di tali circostanze.
Si possono ravvisare conflitti d’interessi nell’accettazione ovvero assegnazione di donazioni e inviti, contratti e trattative, da cui noi o i nostri parenti prossimi possano trarre vantaggi indebiti, così come nell’intraprendere un’attività accessoria (ad esempio servizi, attività di conferenze o consulenze, funzioni presso persone giuridiche, cariche politiche, impegno in associazioni).

I dettagli in materia sono regolati dalla “Linea guida Prevenzione e gestione di conflitti d’interessi”.

3.2. Gestione di donazioni e inviti

Donazioni e inviti nell’ambito di relazioni commerciali sono abituali come espressione di reciproca stima e ammissibili entro un quadro adeguato. Si tratta del caso in cui è esclusa persino l’impressione di un condizionamento voluto o effettivo nei processi decisionali sulla base della qualità e dell’ammontare della donazione o dell’invito. Si previene ogni parvenza di slealtà o scorrettezza.
Facciamo e accettiamo inviti e donazioni solo quando essi sono adeguati sotto il profilo commerciale e della consuetudine del luogo, così come socialmente adeguati e non danno luogo a conflitto d’interessi. Rifiutiamo tassativamente donazioni in forma di denaro contante e benefici monetari così come donazioni e inviti inadeguati, in altre parole li trasferiamo al superiore o al Compliance Officer.
A contatto con cariche pubbliche siamo particolarmente guardinghi e ci asteniamo dall’offrire, promettere o garantire loro donazioni e inviti, se non ciò non accada nel rispetto delle previsioni di legge così come delle procedure di autorizzazione interne.

I dettagli in materia sono regolati dalla “Linea guida anticorruzione: accettazione e conferimento di donativi e inviti”.

3.3. Gestione di attività di sponsor e Offerte

Le offerte sono donazioni volontarie monolaterali per uno scopo religioso, scientifico, di pubblica utilità, culturale, economico o politico senza controprestazione. Le offerte sono ammissibili a condizione che avvengano in modo trasparente, l’identità del destinatario sia stata verificata adeguatamente e la destinazione del denaro stabilita sia nota e ragionevole.
Nel caso di sponsor, si tratta di uno stanziamento di denaro, beni o servizi concordato contrattualmente o di know-how con un ritorno in termini di pubblicità. L’attività di sponsor è ammissibile se a fronte della sponsorizzazione si ha una contropartita adeguata (generalmente ritorno pubblicitario).
In caso di offerte e sponsorizzazione teniamo ben presenti le previsioni di legge così come le direttive interne e verifichiamo che i destinatari non siano rappresentati da organizzazioni i cui scopi siano inconciliabili con i nostri principi aziendali o che possano nuocere alla reputazione di DONAU. Offerte e sponsorizzazione a partiti politici o a organizzazioni a loro vicine sono ammesse solo previo benestare del Consiglio di Sorveglianza

I dettagli in materia sono regolati dalla “Linea guida Offerte e Sponsor”.

4. Lotta al riciclaggio di denaro sporco e al finanziamento del terrorismo / rispetto di sanzioni finanziarie

Noi appoggiamo gli sforzi internazionali per prevenire gli abusi sul sistema finanziario finalizzati al riciclaggio di denaro sporco e al finanziamento del terrorismo e ricusiamo qualsiasi comportamento atto a favorire simili effetti penalmente rilevanti.
Pur considerando che la Rappresentanza per l’Italia di Donau non raccoglie affari nel ramo vita, in ogni caso verifichiamo accuratamente transazioni assicurative che appaiono irregolari e, in caso di dubbio, le respingiamo nei limiti del possibile. Laddove abbiamo il sospetto che qualcuno tenti di utilizzare i prodotti o i servizi della DONAU a scopi di riciclaggio di denaro sporco o di finanziamento del terrorismo, ci rivolgiamo tempestivamente all’incaricato per il riciclaggio della DONAU.
Ci atteniamo alle sanzioni finanziarie e commerciali vigenti e ci asteniamo conseguentemente dall’intraprendere relazioni commerciali con, in altre parole dall’erogare servizi a, persone e organizzazioni sanzionate. In casi dubbi ci rivolgiamo immediatamente al Compliance Officer della DONAU.

I dettagli in materia sono regolati dalla “Linea guida Prevenzione di riciclaggio di denaro sporco e finanziamento del terrorismo”.

5. Riservatezza e protezione dei dati

5.1. Tutela del segreto d’ufficio

Ci impegniamo alla riservatezza. Ciò significa che trasferiamo a terzi le informazioni riservate se si tratta di soggetti estranei all’azienda che per ragioni di specifico incarico professionale debbano essere destinatari delle suddette informazioni da conferire in stretta relazione con le esigenze specifiche dello svolgimento dell’incarico. Ciò vale anche per tutte le informazioni di DONAU o di aziende collegate, definite come riservate o identificabili come tali – sia durante che successivamente alla conclusione di un rapporto di lavoro o di prestazione di servizio. I segreti d’ufficio si devono impiegare solo per finalità aziendali e non devono essere trasmessi a terzi fatto salvo quanto sopra precisato. In questo contesto, per terzi s’intendono tutte le persone esterne così come i dipendenti che non devono avere strettamente conoscenza di servizio delle informazioni (principio “need to know”). Un trasferimento di informazioni aziendali a questo gruppo di persone è autorizzato sulla base di un esplicito obbligo di legge.

I dettagli in materia sono regolati dalla “Linea guida Riservatezza e tutela dei dati”.

5.2. Tutela di dati personali

Ci atteniamo alle disposizioni di legge in materia di tutela dei dati e prestiamo attenzione a maneggiare con cura i dati personali dei nostri clienti, fornitori, dipendenti o altre persone. Come dati personali si considerano tutte le informazioni che si riferiscono a una persona determinata o determinabile (ad esempio nome, data di nascita, indicazioni su circostanze personali o materiali, dati sensibili ad esempio in merito alla saluti) e che non sono accessibili pubblicamente.
Acquisiamo ed elaboriamo dati personali solo con l’assenso della persona interessata, se una norma giuridica univoca lo consente e ciò è necessario per l’adempimento di un obbligo contrattuale o di legge. Inoltre noi acquisiamo, elaboriamo e utilizziamo dati personali solo nella misura richiesta e solo per le finalità previste. Rispettiamo l’interezza dei diritti delle persone di cui acquisiamo, elaboriamo o utilizziamo i dati.
Inoltre proteggiamo i dati personali da un accesso indebito di terzi, da un impiego non autorizzato ovvero abusivo, dallo smarrimento o dalla distruzione involontaria o non legittima.
I dettagli in materia sono regolati dalla “Linea guida Riservatezza e tutela dei dati”.

6. Concorrenza leale e divieto di cartello

In quanto operatori del mercato aderiamo esplicitamente agli ordinamenti e alla legislazione vigenti e partecipiamo alla concorrenza con mezzi leali, eticamente corretti e giuridicamente inoppugnabili.
Ci rifiutiamo di screditare concorrenti, i loro prodotti o servizi o di confondere i clienti in merito.
La nostra condotta nella concorrenza è connotata in modo tale da non condizionare il mercato né con accordi, né con l’abuso, né con la concentrazione sul mercato. In particolare sono vietati accordi sui prezzi (ad es. premi, quote parte di premi) o condizioni (ad es. estensione della copertura), ripartizione del mercato (ad es. aree, clienti, quote) e altri comportamenti concordati atti a limitare il mercato.

I dettagli in materia sono regolati dalla “Linea Guida Diritto di cartello”.

7. Prevenzione di abuso del mercato

Prendiamo provvedimenti atti a prevenire l’abuso di informazioni di insider (“insider-trading”) e la manipolazione del mercato. Per informazioni di insider s’intendono informazioni non note a livello pubblico circa uno o più enti di emissione di strumenti finanziari atti a influenzare notevolmente l’andamento degli strumenti finanziari.
Nella misura in cui disponiamo di informazioni di insider, ci impegniamo a non divulgarle ovvero renderle accessibili a terzi non autorizzati. Noi stessi non operiamo transazioni con i titoli interessati o altri strumenti finanziari e non formuliamo neppure consigli in merito.

I dettagli in merito sono regolati dalla “Linea guida Prevenzione di abuso di mercato”:

8. Gestione di clienti e partner commerciali

Nei confronti dei nostri clienti e partner commerciali ci comportiamo con correttezza, rettitudine, apertura e professionalità e ricusiamo pratiche mistificatorie o ingannevoli. Nella consulenza operiamo nell’interesse precipuo dei nostri clienti e forniamo solo indicazioni veritiere, oggettive e complete. Offriamo solo prodotti e soluzioni adeguati alle loro esigenze. A tale scopo garantiamo ai nostri clienti un accesso adeguato a tutte le informazioni necessarie al processo decisionale. Anche al termine del contratto rimaniamo a disposizione dei nostri clienti per consulenza e assistenza.
A dispetto di un modus operandi integerrimo e responsabile, può accadere che alcuni clienti e partner commerciali non si sentano trattati in modo ottimale. Per gestire quest’eventualità è istituita secondo la normativa una gestione dei reclami. Gestiamo i reclami con la dovuta rapidità e lealtà. In questo processo ci atteniamo a norme di legge vincolanti.
Nell’ambito della nostra attività professionale accettiamo denaro del cliente o altri oggetti di valore solo quando ciò è espressamente consentito. Il denaro ricevuto dai clienti è amministrato in conformità alla normativa

9. Comunicazione

9.1. Come presentarsi nello spazio pubblico

Un fattore essenziale per la formazione di un’opinione e immagine pubblica di DONAU è costituito da un’azione unitaria e concordata nello spazio pubblico.
Prendere o curare attivamente i contatti con i mezzi di comunicazione di massa di qualsiasi genere (stampa, radio, digitale, TV) e autorità, è riservato esclusivamente alle persone autorizzate a tale attività (Consiglio di sorveglianza addetti stampa) ovvero ai soggetti nominati e autorizzati esplicitamente da questo gruppo di persone. Lo stesso vale per richieste dei media e prese di posizione ufficiali. Gli altri soggetti, a eccezione di coloro che sono autorizzati, non possono far pervenire a questo gruppo di persone informazioni o documenti inerenti DONAU.
9.2. Integrità delle informazioni
Sia internamente sia esternamente attribuiamo grande valore a una comunicazione integrale, onesta, precisa, in tempi brevi e comprensibile. Ciò vale in particolare per la contabilità e le chiusure contabili così come altri report relativi all’andamento commerciale e la posizione finanziaria di DONAU.

10. Disposizioni finali

10.1. Messa in atto

Tutti i Dirigenti, Funzionari e Capi-ufficio devono assicurarsi che i collaboratori nella loro area di competenza siano a conoscenza del contenuto del presente codice e si attengano alle regole e fondamenti comportamentali in vigore. Il codice è reso accessibile a tutti i collaboratori della Rappresentanza attraverso l’invio via e-mail. Questo codice è consegnato ai neo-assunti al momento del loro ingresso in DONAU. Nel quadro delle formazioni di base di Compliance sono trattati i contenuti del codice di condotta.

10.2. Segnalazione di comportamenti scorretti

Se un collaboratore sospetta o viene a conoscenza di una violazione di legge, una violazione delle previsioni di questo codice o di altre normative interne, egli è tenuto a rivolgersi in qualsiasi momento e tempestivamente al suo superiore o al Compliance Officer. Se tale comportamento è attivato dal superiore stesso o se quest’ultimo non rimuove la circostanza di violazione di legge o di previsione interna, il collaboratore può segnalare questo stato di cose al superiore gerarchico o al Compliance Officer. Tali segnalazioni possono essere trasmesse di persona, a mezzo telefono, per iscritto o per e-mail. Esse saranno trattate in modo strettamente riservato e con la cautela dovuta, in ottemperanza alle norme di legge. In caso di fondato sospetto di una violazione, il Compliance Officer può coinvolgere gli auditor interni, l’incaricato all’antiriciclaggio o altri enti competenti, per ulteriore accertamento. Su richiesta del Compliance Officer, gli si dovranno fornire tutte le informazioni inerenti la Compliance.
I dipendenti che segnalano le proprie preoccupazioni o osservazioni in buona fede e con onestà, non avranno nessun nocumento da tale segnalazione. Ciò vale, anche se la segnalazione dovesse rivelarsi infondata.

10.3. Gestione di comportamenti scorretti

Una violazione dei fondamenti del codice di comportamento rappresenta una violazione dei doveri del contratto di lavoro o di prestazione di servizio e può pertanto avere conseguenze, anche disciplinari. Inoltre, in caso di violazione, si possono intraprendere azioni di diritto civile nei confronti del collaboratore e, in caso di reato penale, anche un processo penale.

10.4. Interlocutore

Per le domande e i punti poco chiari del presente codice o in caso di sospetto o violazione palese è a vs. disposizione il seguente interlocutore:

Compliance Officer
E-mail: compliance@donauversicherung.at





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